Komatsu Forest
Komatsu jobbar smart med att återanvända information
Komatsu Forest skaffade Zert CLM samtidigt som de investerade i en ny plattform för sin reservdelskatalog. Förändringarna innebar ett helt nytt sätt att jobba med information för Komatsu, men efter en liten tillvänjningsperiod är medarbetarna nu odelat positiva till det nya sättet att arbeta.
Komatsu Forest är en av världens största tillverkare av skogsmaskiner. Från huvudkontoret i Umeå basar företaget totalt över cirka 1 100 anställda. Med en stor organisation och stora maskiner som ska säljas på marknader världen över, blir informationsflödet stort. När Komatsu blev intresserade av Zert CLM var deras önskan att bli mer effektiva i sitt sätt att jobba med det informationsflödet. De ville ha någonting där de bara behövde knappa in information en gång, för att sedan kunna återanvända den och därigenom spara tid.
När Komatsus personal nu på ett smidigare sätt kan hantera information, får de mer tid att lägga på annat. Carina berättar att den frigjorda tiden främst går till att öka användarvänligheten.
– Att automatisera stora delar av processen från konstruktion till publicering av produktinformation skulle vara det optimala. Då kan man fokusera på de värdeskapande aktiviteterna – det vill säga att producera tydlig och användarvänlig information och inte lägga tid på att flytta, layouta och distribuera information.
Nya program och system kräver nya tankesätt
Alla som implementerat nya program och system vet att processen ibland kan vara tuff. För Komatsu var den största utmaningen med övergången att införliva det nya tankesättet i organisationen.
– Det mina medarbetare främst har nämnt är att det rör sig om ett nytt tänk i andra dimensioner och på andra nivåer än vad man varit van vid, säger Carina. Det nya arbetssättet och att inte kunna se vilka handgrepp som påverkar vad, vilket man var van vid från DTP-verktygen, var en utmaning.
När det nya tankesättet väl var etablerat började Komatsu se fördelarna, fördelar som många gånger föder nya tankar och idéer om hur man kan arbeta.
– De största fördelarna vi sett hittills är hur smidigt och snabbt det går att införa översättningar på nya språk för hela böcker. Kvalitetssäkringen, särskilt vid delmängdsöversättningar, är också ett stort plus. Nästa steg blir nu att se över strukturer i våra böcker och få en harmonisering med våra instruktionsböcker. Tankar kring hur andra avdelningar ska kunna använda sig av informationen i databasen har väckts. Nya idéer uppstår hela tiden när man arbetar praktiskt med bokproduktionen.
Hos Komatsu har det varit full rulle sedan Zert CLM infördes. Även om konjunkturen påverkat företaget har dokumentationsavdelningen fortfarande väldigt mycket att göra.
– Ibland har det varit svårt att hitta tid för användarna att sätta sig med programmet för att få designregler och handgrepp att sitta, säger Carina. Återanvändning av texter är helt rätt. Med viss omskrivning kan vi justera befintliga fraser, för att de ska passa så många olika böcker som möjligt.
Efter första tröskeln var de anställda sålda på systemet
Hur har då medarbetarna upplevt övergången till Zert CLM?
– Till att börja med upplevdes det trögjobbat , och visst finns det en del saker som går att förändra ur användarsynvinkel, men nu är alla helsålda på systemet, säger Carina.
Komatsu Forest är bland de första som arbetat med det nya redigeringsverktyget i Zert CLM. Därför har de kunnat bidra med feedback om användbarheten i programmet ur ett nybörjarperspektiv. Komatsus arbete leder alltså inte bara till att deras egen process utvecklas och blir mer effektiv, utan också till att Zert CLM utvecklas.
Då Komatsu har varit bland de första som jobbat i den nya editorn har de också bidragit med feedback på användbarheten utifrån ett nybörjarperspektiv. Har man mycket att göra så är det också svårt att hitta tid till att testa och ge feedback, även om man får möjlighet att förändra. Zert vill med anledning av detta rikta ett särskilt tack till Komatsu Forest AB.