Återanvändning av innehåll kan användas för att mäta ett företags förmåga att skala innehållsproduktion och distribution. Effektiv återanvändning frigör skribenter från repetitiva uppgifter med lågt värde, och ökar deras effektivitet.
Att vara medveten av värdet med återanvändning av innehåll ger en bättre förståelse för kostnader och ledtider för nya projekt.
Definitionen av återanvändning av innehåll är att kunna skriva något en gång, på ett ställe, och sedan kunna publicera det till flera kanaler samtidigt.
Ett bra första steg är att undersöka hur mycket innehåll din organisation har som är identiskt eller tillräckligt lika för att det ska kunna återanvändas flera gånger i olika leveranser.
Hur återanvändning revolutionerar utvecklingen av ditt innehåll
Återanvändning är en tidssparare som effektiviserar utvecklingen av ert innehåll. Den svåra delen är att ta reda på hur man dra nytta med hjälp av återanvändning av innehåll, särskilt när det aldrig har introducerats till dina processer tidigare. Med Zert CLM får ni en enkel väg in i strukturerad återanvändning av ert innehåll, och du kommer snabbt att se fördelarna med återanvändning.
Många organisationer tenderar att gå för snabbt framåt och sakna riktning för att genomföra återanvändning på ett effektivt sätt. Detta kan orsaka stora problem, så det är bäst att ha en färdig plan innan arbetet påbörjas.
De uppenbara anledningarna till att återanvända innehåll beror ofta på ett par enkla affärsmål:
- Återanvändning sparar tid
- Återanvändning sparar pengar
Börja med de mest uppenbara problemen som snabbt ger förbättringar
Det finns ett par återkommande problem som skribenter ställs inför när de inte återanvänder innehåll. Ett av dem är till exempel när en text som förekommer på flera ställen ska ändras. Om man skulle missa att ändra texten i en publikation och fortsätter kopiera och klistra in den text som nu är felaktig växer bara problemet. Det är här Zert CLM kommer nytta.
Med single sourcing i Zert CLM kommer en fras alltid ha samma källa oavsett vart den används, och om frasen skulle behöva ändras går det enkelt att se historiken av både frasen och dess översättningar med versionshanteringen.
Att lösa de mest uppenbara problemen som leder till snabba förbättringar som bevisar värdet av återanvändning.
När man tittar på ett övertygande fall blir det enklare att få skribenterna att gå på samma spår. Visa dem vad som skulle göra deras jobb enklare. Ställ några frågor som kan vara lite jobbiga att svara på:
- Vilka delar av innehållet kopierar och klistrar de in mest?
- Vilka delar av innehållet gör de ofta ändringar i?
Eftersom skribenter dagligen är inblandade i innehållsutveckling har de vanligtvis en bra uppfattning om vart dessa fall uppstår.
Börja med att samla teamet och identifiera några av dessa fall, se till att inte börja med för mycket på en gång. Det är omöjligt att implementera återanvändning i ett helt företag på en dag. Sedan är det bara att börja jobba och implementera återanvändning. När återanvändning används fullt ut får skribenterna mer tid till att producera värdefull information.
Zert CLM – en webbtjänst med inbyggd återanvändning av innehåll på alla nivåer
Vi vet vilka utmaningar skribenter och dess chefer står inför och har under lång tid utvecklat Zert CLM för att på bästa sätt kunna möta upp behoven, vilket lett till att vi har färdiga lösningar på många av dessa utmaningar. Om ditt företag har flerspråkigt innehåll är det en stor fördel att jobba med återanvändning, då även översättningar kan återanvändas istället för att översättas gång på gång. Med Zert CLM kan du spara in översättningskostnader med upp till 70%.
Med webbtjänsten Zert CLM har vi även tagit återanvändning ett steg längre, det är inte bara fraser som kan återanvändas utan även hela kapitel, ämnen och tabeller samt andra byggstenar som utgör en publikation. Detta är möjligt tack vare att Zert CLM är uppbyggt av komponenter, vilket ger många fördelar. Läs mer om det här.
Läs mer om CLM och fördelarna med att använda ett system för att producera teknisk information.
