Zert CLM är i grunden ett CCMS (Component Content Management System), som innebär att istället för att hantera innehåll på dokumentnivå som ett CMS, hanterar ett CCMS innehållet på komponentnivå som till exempel bilder, fraser, tabeller och kapitel för att maximera återanvändningen.
Varje komponent sparas endast en gång i systemet (single-source), som sedan kan återanvändas i samma eller andra publikationer. Med single-source får man en enda, sann och tillförlitlig källa. Genom att använda komponenter blir innehåller konsekvent och tillförlitligt och kan med lätthet publiceras på alla olika plattformar, till exempel PDF-format för webb eller tryck eller modern responsivt HTML-format.
I ett CMS där man jobbar med hela dokument blir innehållet kontextuellt och får ett smalt användningsområde. Komponenter å andra sidan är modulära och kan därför med enkelhet återanvändas i hög utsträckning. Till exempel kan ett avsnitt i ett kapitel utformas så de kan användas oberoende av innehållet innan och efter, detta för att kunna återanvändas i olika sammanhang.
Innehåll på komponentnivå kan hanteras effektivt, är lätt att uppdatera och kan snabbt publiceras. Varje komponent med översättningsbart innehåll behöver bara översättas en gång och om innehållet uppdateras blir det spårbart tack vare versionshanteringen.
Allt i ett enda system
Förkortningen CLM står för Content Lifecycle Management, vilket är processen för att skapa, publicera, organisera, återanvända och arkivera innehåll. Zert CLM har hela processen för hantering av teknisk dokumentation i ett och samma verktyg. Utöver de fördelar som finns i ett CCMS har även CLM ytterligare funktioner för att hantera innehållets hela livscykel. I CLM finns allt du kan förvänta dig av ett CCMS system och mer därtill.
CLM gör det möjligt att enhetligt arbeta med teknisk dokumentation i en kollaborativ webeditor, granskningsuppdrag med granskningmodul, single-source versionshantering med möjlighet att skapa grenar, flerkanalspublicering samt publiceringsportal, översättningshantering, reservdelshantering och mer därtill. I webeditorn där författandet sker kan skribenter samarbeta i realtid.
Snabb och precis sökning
Tack vare granulär data kan du i ett CCMS söka efter olika parametrar och metadata vilket reducerar tiden som krävs för att hitta något du söker efter.
I CLM kan användare kan söka efter bland annat:
- Namn
- Status i arbetsflödet
- Av vem och när en komponent skapats, ändrats eller godkänts
- Komponenttyp
- Publiceringsstatus
- Översättningsstatus
Flerkanalspublicering
Flerkanalspublicering blir möjligt med ett CCMS och är väldigt kraftfullt, eftersom det går utmärkt att publicera till olika format och kanaler samtidigt. Genom att automatisera dessa tidskrävande arbetsmoment kan skribenterna istället fokusera på att skapa innehåll och publicera sin dokumentation på en bråkdel av tiden. CLM har flera smarta funktioner inbyggt i systemet kopplat till publicering:
- Språkseparering
- Presentera samma information på flera olika språk direkt efter varandra i samma publikation.
- Publiceringsfilter
- Filtrera innehåll i en publikation enligt egna fördefinierade värden.
- Vanliga typer av värden i publiceringsfilter är olika varumärken, olika marknader eller regioner, eller olika typer av publikationer. Genom att använda publiceringsfiltret så kan du samla all information i samma publikation i stället för att skapa en publikation för t.ex. varje varumärke.
- Språkfilter
- Välj vilket innehåll som endast ska visas för vissa språk vid publicering, exkludera eller inkludera för valda språk.
- Kan styras från lägsta nivå till hela kapitel.
- Publiceringsportal
- Publicera ditt innehåll till publiceringsportalen och gör det lättillgängligt för den som ska ta del av innehållet, vid alla tillfällen. Användaren hittar rätt information med ett knapptryck på mobilen, surfplattan eller datorn. Den responsiva designen gör att innehållet anpassas till skärmens storlek. Med publiceringsportalen får användare tillgång till det innehåll som är relevant för just dem.
- Webbpublicering
- Publikationer lagras i CLM och blir tillgängliga online med webbpublicering som genererar en länk till varje unik version och den senaste alltid uppdaterade versionen, använd en befintliga hemsida där användare kan läsa publicerat innehåll.
Sammanfattning
En jämförelse mellan ett traditionellt CMS och ett modernt CCMS och Zert CLM.
| System | CMS | CCMS | Zert CLM |
| Vilken nivå innehållet hanteras | Dokument- eller sidonivå | Komponentnivå (ord, fraser) | Komponentnivå (ord, fraser) |
| Single source system | Nej | Ja | Ja |
| Återanvändning av innehåll | Nej | Ja | Ja |
| Möjliggör översättningsminne | Nej | Ja | Ja |
| Flerkanalspublicering | Nej | Ja | Ja |
| Formatteringsprocess | Manuellt | Automatiskt vid publicering | Automatiskt vid publicering |
| Updatering av dokument | Långsamt med sök och ersätt | Snabbt med länkade komponenter och referenser | Snabbt med länkade komponenter och referenser |
| Sökningsprestanda | Begränsad och vag | Snabb och exakt sökning | Snabb och exakt sökning |
| Inbyggd granskningsprocess | Nej | Ja | Ja |
| Översättningshantering | Nej | Nej | Ja |
| Terminologihantering | Nej | Nej | Ja |
| Index | Nej | Nej | Ja |
| Språkseparering | Nej | Nej | Ja |
| Publiceringsfilter | Nej | Nej | Ja |
| Publiceringsportal | Nej | Nej | Ja |
| Webbpublicering | Nej | Nej | Ja |
| Reservdelshantering | Nej | Nej | Ja |
| Reservdelskatalog | Nej | Nej | Ja |
| Stilmallseditor | Nej | Nej | Ja |
| Integrationer med andra system | Ja | Ja | Ja |
Läs mer om Zert CLM eller boka en demo!
