Solution focus – konstruktiv problemlösning, del 1

Visst vore det skönt om det gick att lösa problem och utveckla organisationen utan att någon kände sig trampad på tårna? Vi vet att det går. På Zert har vi börjat arbeta med metoden solution focus – eller lösningsfokus, som den heter på svenska. Pernilla Forsberg Tiger har lärt oss allt vi kan. Här berättar hon mer om metoden.

Alla har vi nog någon gång jobbat någonstans där gruppen inte fungerar så bra som man skulle vilja. Stämningen är halvdan, saker blir inte gjorda i tid och irritationen bubblar under ytan. De flesta har nog också känt att det är svårt att ta tag i de där problemen. Det är så lätt att någon känner sig utpekad och går i försvarsställning, och då är det svårt att lösa några problem. De kanske till och med blir värre.

Det är här metoder som lösningsfokus kommer in i bilden. Vi ville låta Pernilla Forsberg Tiger berätta mer om metoden och dess fördelar. Pernilla är legitimerad psykolog och dessutom utbildad Solution Focused Business Professional vid University och Wisconsin, Milwaukee. Nu driver hon det egna företaget Mindleap, där hon arbetar med just lösningsfokus.

Vad är lösningsfokus?

Lösningsfokus har sina rötter i familjeterapi, men i dag används den även inom till exempel organisationsutveckling, teambuilding och konfliktmedling.

– Den kortkorta förklaringen av lösningsfokus är att man fokuserar mer på hur man ska ta sig ur ett problem än på hur man kom dit. Men att vara lösningsfokuserad är inte detsamma som att vara lösningsforcerad, betonar Pernilla.

Hur vill vi ha det i framtiden?

Det är sällan bra att stressa fram en lösning, och det är inte heller det som metoden går ut på. Inom lösningsfokus tror man att nyckeln finns i de små stegen och i samspelet mellan människor. För att ta reda på vilka steg som behövs börjar man med att fundera över hur man skulle önska att framtiden var.

– När man gör det här i grupp brukar man oftast upptäcka att man är ganska lika, man vill ungefär samma sak.

Den samhörighetskänslan ger förstås bättre förutsättningar för samarbete än de negativa känslor som brukar uppkomma om man söker sig bakåt i historien och försöker ta reda på vad eller vem som är felet. Enskilda gruppmedlemmar slipper känna sig utpekade, och ingen behöver gå i försvarsställning.

Vad fungerar redan nu?

När framtidsbilden är klar är det dags att identifiera positiva avvikelser. Positiva avvikelser är tillfällen då problemet är som minst påtagligt. Genom att fundera över vad man gör dagar då allt går smärtfritt kan man hitta ledtrådar till hur problemet ska lösas.

Vilka resurser har vi?

Resurser är allt det som kan hjälpa gruppen att nå sin önskade framtid – till exempel kompetenser och egenskaper som finns i gruppen.

– Det är sällan man skuldbelägger varandra för framsteg. Vi behöver egentligen bli bättre på att berätta för andra varför och hur de är viktiga för oss, hur de har bidragit.

När man pekar ut vilka resurser man har i gruppen förstår man hur viktiga man är för varandra.

Så här skulle det kunna gå till

Byggföretaget AB använder en app för att dela ut uppgifter och samla dokumentation för olika uppdrag. Tyvärr funkar det inte så bra som de skulle vilja. Appen kraschar ofta och är långsam. Det här är ett irritationsmoment på nästan varje möte. Alicia tycker att det är Bennys fel, eftersom det var han som skrev specifikationerna för appen till utvecklarna. Benny tycker att han gjorde så gott han kunde. Han bad inte om att få ansvaret, och han sa faktiskt att han inte kunde så mycket om sådana appar.

Både Alicia och Benny brukar komma in på kontoret i stället för att kolla appen minst en gång i veckan, vilket ger Calle extra administration. Då måste han först lägga in allt i appen, och sedan ändå dela ut papper. Calle tycker att det är chefen Dianas fel, eftersom hon inte kräver mer av utvecklarna. Diana har förklarat flera gånger att det verkligen inte går att prata med utvecklarna. De svarar undvikande och menar att de bara har gjort det de har blivit ombedda om och fått betalt för. Varje gång diskussionen kommer upp på arbetsplatsträffarna slutar det med irritation, utan att man kommer närmare en lösning.

Nu har alla på Byggföretaget AB fått nog. De har bestämt sig för att försöka lösa problemet med hjälp av lösningsfokus. De börjar med att fundera över hur de önskar att framtiden såg ut. De kommer snabbt fram till att idén med en app är bra, och de vill inte gå tillbaka till att ringa och göra allt på papper. De vill ha en framtid där de har en app som fungerar problemfritt.

Alicia kommer snart på en positiv avvikelse: appen fungerar bättre när det är mindre dokumentation kopplad till uppdraget. Den nya appen måste alltså kunna hantera mer dokumentation utan att krascha. De pratar vidare och hittar fler egenskaper som den nya appen ska ha.

Sedan börjar de komma in på resurser. Diana kommer på att hon har en brorsdotter som läser programmering. De kan fråga henne om vad de ska tänka på när de beställer appen. Ingen har bättre koll på dokumentationen än Calle, så han får hjälpa utvecklarna att förstå vad appen behöver klara. Alicia och Benny har erfarenhet av att jobba med appen ute på uppdrag, så de kan bidra med sina erfarenheter av vad som är lätt och svårt med appen.

För att Byggföretaget AB ska ha råd med den nya appen behöver de få in fler jobb. Diana är duktig på marknadsföring, men hinner inte ägna sig så mycket åt det. De bestämmer att Calle ska ta lite av Dianas administration, så att hon får mer tid till marknadsföringen. De uppskattar att de kommer ha råd med appen inom tre månader. Fram till dess ska de bara lägga in de enkla uppdragen i appen, och ha tyngre dokumentation på papper.

Efter mötet börjar med de första stegen i planen: Diana tänker igenom vilka administrativa uppgifter Calle ska få, och Calle går igenom alla uppdrag och tar bort tung dokumentation från appen. De har tagit de första stegen mot sin önskade framtid, och ingen har behövt bli syndabock. Stämningen på kontoret är bättre än på länge.

 

Bild: Got Credit