engcon
En inblick – engcons dokumentationsarbete efter 3 år med Zert CLM
Tre år har nu passerat sedan engcon tog steget att lämna de traditionella verktygen bakom sig och övergå till Zert CLM. Förväntningarna innan övergången var att det över tid skulle bli enklare och snabbare att jobba med och ta fram teknisk dokumentation, vilket det snabbt visade sig vara.
Innan engcon började jobba i Zert CLM användes InDesign för att producera dokumentationen, vilket lett till en svårhanterad situation, där det i förlängningen blev ohållbart att hålla koll på alla individuella filer. Problem uppstod dessutom med att uppdatera informationen och bibehålla relevans.
Zert CLM möter kraven och infriar förväntningarna
När behovet av en ny dokumentationslösning blev tydligt så tog engcon hjälp av en resurs som fick till uppgift att hitta ett system för att hantera den tekniska dokumentationen. Viktiga kriterier för engcon var att:
- Systemet skulle vara användarvänligt
- Enkelt att introducera till nya användare
- Nyttja bildhantering med stöd för filer i arbetsformat
- Möjlighet till återanvändning av fraser och texter samt stöd för terminologilistor.
Allt detta och mycket mer kunde Zert erbjuda med Zert CLM.
Perspektiv – att jobba med och i Zert CLM
Annelie Wahlström jobbar som teknikinformatör och var med vid implementationen av Zert CLM. Hennes intryck av systemet efter att ha infört det var överraskat och positivt:
– Vi hade inte förväntat oss att det skulle gå snabbare på en gång, det tar lite tid att komma in i arbetssättet med återanvändning. Men när man väl är inne och jobbar i CLM fungerar det jättebra, fortsätter hon.
Ledtiderna för att ta fram dokumentation blev kortare, med färdiga block i CLM fick engcon en grund att utgå ifrån. Det har alltid varit en utmaning att få korrekta och utförliga underlag för att kunna skriva dokumentationen. Med en bra grund som även montörerna kan utgå ifrån får skribenterna rätt information direkt och tack vare CLM går det snabbare att sammanställa dokumentationen.
– Blocken som bygger upp allt innehåll i CLM är tydliga och är även block visuellt vilket är användarvänligt jämfört med regelrätta kodblock. Det blir tydligt och pedagogiskt när man i förväg ser hur resultatet kommer att bli, säger Annelie.
“Block är en av byggstenarna i Zert CLM och används för att strukturera upp sin information, där information som rör samma ämne eller moment ingår i sitt eget block”
Förväntningarna på systemet var att det skulle bli enklare och snabbare att jobba med och ta fram teknisk dokumentation.
– Vi hade inte förväntat oss att det skulle gå snabbare på en gång, det tar lite tid att komma in i arbetssättet med återanvändning. Men när man väl är inne och jobbar i CLM fungerar det jättebra, fortsätter hon.
Hennes råd till andra som funderar på att ta nästa steg med sin dokumentation och ta hjälp av ett system för att strukturera och hantera sin dokumentation.
– Gör research först och tänk efter hur ni vill strukturera er dokumentation, om det går att omformulera texterna så att det blir mer generellt blir det lättare att återanvända, till och med hela kapitel kan återanvändas, säger Annelie.
Effektivare dokumentationsarbete i Zert CLM jämfört med InDesign
Innan engcon började jobba i Zert CLM använde de InDesign för att producera dokumentationen, det blev tillslut ohållbart att hålla koll på alla individuella filer. Dessutom blev det för mycket ”klipp och klistra” för att kunna översätta innehållet samt för att hålla det uppdaterat och relevant.
Jens Karlsson är teamleader för dokumentationsgruppen på engcon, där sysslar de med olika typer av teknisk dokumentation, sprängskisser, reservdelslistor men också övrig dokumentation som kommunikation och servicemeddelanden.
– Just nu sker det mycket förändringar kring arbetet i CLM, på grund av coronaviruset har allt dokumentationsarbete flyttats till Strömsund. Nu fokuserar vi på hur vi arbetar, vilken nivå vår tekniska dokumentation ska ligga på och hur publikationerna ska se ut och vad de ska innehålla, säger Jens.
Publicering med ett knapptryck istället för manuellt gå igenom en checklista
Tidigare hade engcon en checklista för publicering av nya publikationer som de gick igenom manuellt, det var omständigt att lägga upp och se till att den alltid var uppdaterat. Nu använder de den inbyggda publiceringen i CLM där de använder en länk som alltid pekar mot den senaste versionen av en publikation.
– Istället för en lång checklista att gå igenom kan vi publicera i CLM en gång, och sedan är det klart. Vilket blir en enorm tidsbesparing för oss, säger Jens.
engcons framtidsplaner
engcon vill digitalisera och göra den tekniska dokumentationen ännu mer lättåtkomlig för slutanvändaren, en stor fördel med digitaliserad dokumentation är att kunderna alltid får tillgång till den senaste versionen, vilket inte är möjligt med det klassiska pappersformatet.
Några delar i detta arbete kommer handla om smarta integrationer mellan CLM och andra system, publicera i HTML format för att visa innehållet responsivt på olika plattformar, QR-koder för att snabbt få en länk till rätt monteringsanvisning som man sedan kan öppna i mobilen eller surfplatta.